Подумайте, из каких этапов будет состоять ваш проект, в чём идея и задача. Например, ваша компания хочет переехать из арендного здания в собственное со складом, офисами и небольшим производством. На поверхности понимание, что должно быть здание с разными зонами или несколько корпусов с удобными переходами между ними. Но давайте уточним, чем ваша компания отличается от других?

Становится понятно, что компания специализируется на поставке высококачественных красок из Европы и часть продукции разливает в упаковки уже в России. Компания — лидер рынка и намерена в течении трёх лет выйти на новый смежный рынок с собственным продуктом. И ещё момент, если всё получится с выходом на новый рынок, то штат офиса вырастет примерно в 2,5 раза.

Не уходите в сторону стилей, формы, материалов, мебели, определите сверхидею, суть: что затронет каждого в компании эмоционально, что повлияет на доходы и расходы компании.

Откройте текстовый редактор и запишите функицональные зоны в виде списка. Оцените объём и подумайте можно ли уместить все функции в одном здании. Если есть бассейн, баня, гараж, беседка, огород, пруд, то стоит сосредоточиться на доме. А в примере с зданием для бизнеса парковку, парк, и фитнес-клуб для сотрудников оставить на вторую очередь.

Нюанс: не пишите 1 этаж как начало «дерева». Пусть прачечная будет иметь тот же уровень, что и гостиная. Это поможет, когда вы будете делать функциональную схему.

Если в проекте есть несколько человек, влияющих на свойства конечного объекта, выделите одного, который от начала и до конца будет представлять общие интересы.

Кто будет ЛПР-ом. В строительстве дома это может быть один из супругов, а в компании её владелец или директор строительного проекта. Такой человек для всех партнёров по проекту будет называться Лицом Принимающим Решение (ЛПР). А его семья, друзья, начальник, совет директоров и все те, с кем он совместно принимает решения, будут называться Группой Принимающей решение (ГПР).

Будьте ЛПР-ом. Наличие ЛПР-а обязательное условие эффективного процесса. Все разногласия ГПР решаются на внутренних встречах, а ЛПР выносит партнёрам по строительному проекту однозначное решение, в которое сам верит.

Ищите ЛПР-а. Работайте с одним человеком (ЛПР-ом) от каждой организации. Если два ЛПР-а регулярно общаются в рамках проекта, то быстро возникают доверительные отношения и уменьшается количество неуместных предложений. Скорость принятия решений растёт, так как каждый обладает достаточными полномочиями для выражения своей позиции в процессе диалога.

В идеале. Идеальная модель предполагает, что вашу семью или организацию представляет один человек, а с другой стороны один Архитектор отвечает за все процессы и конечный результат проекта. Иначе ЛПР-у необходимо быть связующим между менеджерами, руководителями подрядчиков и архитекторами. Ответственность за соответствие решений и своевременную выдачу результатов, пожалуй, самое большое бремя в проекте. Для эффективного решения этой задачи нужны компетенции, инструменты и опыт. Заказчик редко этим обладает и это нормально. Быть просто ЛПР-ом уже достаточно.

Сроки. Давайте гипотетически назовём дату когда было бы здорово въехать в новый объект. Это может быть начало сезона или юбилейная дата — всё, что для вас примечательно. Однозначный ответ на вопрос "Когда должно быть всё готово" упрощает диалог, даёт ясность. Эту дату может определить только Заказчик, так что сделайте то, что зависит от вас сразу и будьте амбициознее, перенести на позже сможете в любой момент.

Бюджет. Запишите сумму, которой располагаете (скопили или выручили от продажи чего-то). Вы хотите, уместить все расходы в эту сумму. Можно предложить кандидатам посчитать, сколько стоит реализовать ваши пожелания, но они не угадают. Одни будут предлагать сильно меньше, другие больше целевой суммы. Тратить время на попытки бессмысленно и опасно для будущих переговоров, так как сумма исходит не от вас, от партнёра и он вправе взять слова обратно.

Следующий этап будет последним и он поможет вам понять, готовы ли вы к стройке или ещё нет.

Проверка. Необходимо найти архитектора, в команде которого есть специалисты для достоверного укрупнённого расчёта стоимости. Этого архитектора вы просите взять у вас интервью и на основе сказанного подготовить 3-5 картинок и схемы планов. В интервью вы сообщаете дату запуска объекта и бюджет, которым располагаете сейчас. Всё о чём вы сказали должно уложиться в эту сумму.

Через 1-2 недели архитектор возвращается с картинками возможного объекта и укрупнённым расчётом стоимости, где итоговая сумма та, которую вы озвучили на интервью. Иллюстрация с составом ниже.

Ваша задача понять, подходит ли вам по статусу, уровню комфорта и функционалу то, что получается за названные деньги. Если вы чувствуете, что не хотите жить/работать в таком здании, что это уже не ваш уровень, значит необходимо увеличить бюджет. Если нет полной уверенности в расчётах специалистов, можете виртуально увеличить сумму на 1,5-2 или 4 раза и, если всё верно, то в следующий раз архитектор принесёт картинки подходящего по уровню объекта. В таком случае нет смысла начинать стройку. Необходимо подготовить комфортный для вас бюджет, за который можно решить ваши задачи на том уровне, который вас устроит.

Если здание на первых картинках было нужного уровня, то можно смело двигаться дальше. Вопрос со сроками и бюджетом решён, вы прошли треть пути.

Аналоги. Подберите картинки объектов, которые вас вдохновили и похожи на то, каким вы видите свой будущий объект. Простым и удобным инструментом будет поиск по картинкам в Яндекс или в Google. Более специализированный способ — приложение Pinterest или сайты с архитектурными проектами такие как ArchDaily. Последний удобен тем, то вы можете выбрать по категориям свой тип здания и увидеть, что общего у всех в категории. Другое преимущество — возможность сразу посмотреть и планировки и фасады и интерьеры. Сохраняйте всё, что нравится и подписывайте к каждой картинке, почему сохранили, что именно понравилось (снимок экрана ниже).

Заблуждение. Довольно популярное заблуждение, что архитектор/дизайнер должен собрать аналоги и дать вам на выбор. Конечно, он не должен, но ему ничего другого не остаётся, если желает продвинуться в проекте, а вы не можете ничего сказать о своих предпочтениях. Многие архитекторы свыклись с отсутствием подготовки заказчика и на первую встречу идут с подборкой «чего-нибудь абстрактного для начала».

Подготовьтесь. Попробуйте до первого разговора с архитектором посмотреть 10-30 разных в вашей тематике объектов и разобраться в том, что вас «цепляет». На первой встрече максимально подробно расскажите о том, что нашли и почувствовали и добавьте словами все детали, которые не удалось найти на картинках. Так архитектор превратится в вашего помощника, в ваш волшебный инструмент реализации мечты и точно не будет психологом, вытягивающим из вас «скрытые желания». Подготовка займёт 30-60 минут. Дольше будет неэффективно, вы устанете, нового материала будет мало.

Как сохранить картинки. Несколько простых вариантов, как сохранить картинки и комментарии к ним:
1. Отправляйте картинку себе сообщением и после каждой напишите заметку;
2. Сохраняйте картинки на компьютер в папку и в названии картинки напишите комментарий;
3. Создайте документ Word или другой удобный и вставляйте картинки сразу из интернета через «Копировать» и «Вставить». Не забывайте сразу писать комментарий.

Итог. У вас есть идея и функционал проекта, вы определились с тем, кто будет ЛПР-ом в проекте, вы готовы сообщить бюджет и дату запуска объекта и вы подготовили вдохновляющие аналоги. Вы сделали свою часть на 5.

Последнее действие. Но некоторые привыкли делать свои дела на 5+. Отлично. последнее, что вы можете сделать в начале проекта, чтобы задать хорошую планку — познакомиться с владельцами объектов подобных вашему. Одинаково полезными будут знакомства с теми, кто потерпел много неудач в процессе, как и с теми кто добился большого эффекта от стройки. При прочих равных те, кто добился успеха будут лучше тем, что смогут поделить контактами своих партнёров по проекту. Легче начать с знакомых, но полезнее найти тех, кто вам ближе по идее и ситуации (будущие соседи, конкуренты, владельцы таких же объектов в других странах).

Не сдавайтесь. Вас вдохновит, на сколько полезны разговоры с людьми, делавшими тоже самое. Однако, необходимо найти и других, чтобы взглянуть на проект с иной стороны. Польза помножится. Проведите несколько встреч с каждым человеком, углубляясь в детали. Попросите показать проектную документацию и, если возможно, сметы и переписки с партнёрами. Пожалуй, очевидно, чем и на сколько это будет полезно в начале строительного проекта.

Взаимопонимание. Проделав такую подготовку вы сможете на первых же встречах понять, на сколько вас понимает будущий партнёр (архитектор или кто-то другой, кому вы решили довериться). Любые результаты и предложения приходящие от партнёра можно расположить на условной шкале, где сверху «очень близко», а внизу «совсем не то». Не спешите подписываться на весь проект и всю сумму. Разбейте работу на частые, регулярные встречи. постарайтесь убедиться, что партнёр стабильно «очень близко» к идее вашего проекта. Если это так, что вы сформируете доверительны отношения и будете спокойны и счастливы. Если нет, то вовремя остановитесь.

Когда приходит время выбрать человека, которому намерены доверить деньги и эффективное управление ими, а вместе с деньгами и свой имидж, слова теряют цену и всё внимание к цифрам.

Ниже пример таблица для сравнительного анализа доступных предложений. Слева столбец с вашими критериями выбора, а дальше разным цветом показаны кандидаты с их показателями. Об этих показателях нужно говорить на встречах. По мимо цифр на встрече можно обсудить, разве что картинки прошлых объектов, так как нет смысла пробовать работать с теми, кто рисует и строит, как вам кажется, некрасиво, не стильно.